Nel disciplinare le caratteristiche delle spese di rappresentanza, il D.M. 19/11/08 ha previsto che devono necessariamente soddisfare tre requisiti:
Mancando il primo requisito, non si è nell'ambito di spese di rappresentanza , ad esempio, quando si applicano gli sconti contrattuali, in quanto previsti contrattualmente.
In assenza del secondo requisito, non è spesa di rappresentanza la cena offerta ai dipendenti, così come non sono spese di rappresentanza le spese di ospitalità offerte dalla società ai componenti dell'organo di controllo durante le verifiche: in quest'ultimo caso la loro deduzione dal reddito d'impresa dipenda dal generale principio d'inerenza , previso dall'art. 109 TUIR.
Viaggio, vitto ed alloggio non sono di rappresentanza se sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere ed esposizioni dell'impresa.
Sono sempre spese di rappresentanza quelle sostenute durante i viaggi turistici,anche se rivolte solo ai clienti ed anche se vengono " in concreto svolte significative attività promozionali dei beni e servizi" prodotti o commercializzati.
Non sono spese di rappresentanza le pese di ospitalità sostenute " per finalità diverse dalla promozione e dalle pubbliche relazioni" a favore " ad esempio, di fornitori, agenti e rappresentanti e di altri operatori il cui coinvolgimento nel'illustrazione dell'attività aziendale sia ritenuto meritevole da parte dell'imprenditore".